Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung = gelenkte Dokumente = gelenkte Formulare = Formularmanagement = Dokumentenmanagement

Typische Fragen von Auditoren:

Welche unserer Formulare müssen wie gelenkt werden? Beispielhaft, bemängelt ein Auditor, dass teilweise Formulare nicht gelenkt seien (Fußnote mit Erstellung, Datum, Freigabe). Es ist fraglich, ob z.B. digitale Stundenzettel, Briefvorlagen, Messprotokolle, Bautagebücher etc. diese Fußnoten haben müssen? Muss es Übersichtslisten über alle Formularvorlagen geben oder nicht?

Antworten des VQME:

Die Antwort ist so einfach und genau so schwierig: „Es kommt darauf an.“

Grundsätzlich ist es wünschenswert, alle Formulare in der Firma zu lenken und mit Ausgabedatum immer zu wissen, ob zum jeweiligen Zeitpunkt das aktuelle Formular angewendet wurde. Alle gültigen Vorlagen in einem Ordner zu haben, worauf alle Mitarbeiter zuzugreifen haben, hilft dabei Ordnung zu halten.

Dann kann man die Diskussion auf die Spitze treiben und darüber streiten, ob ein Geschäftsbriefformular eine dokumentierte Information ist. Das leere Formular gehört nicht dazu. Der Brief mit einem Vertrag gehört auf jeden Fall dazu. Dann sind aber auch individuelle Lenkungsmerkmale vorhanden, die sich aus dem Inhalt und dem Datum ergeben.

Bei aus digitalen Systemen stammende Dokumentationen kann es schwierig sein, individuelle Fußzeilen mit Version und Ausgabedatum hinzufügen. Das ist auch systembedingt nicht notwendig, wenn im Dokument alle notwendigen Informationen auftauchen z.B. bei einem maschinell erstellten Prüfprotokoll (Prüfgegenstand, Prüfmittel, Prüfer Name, Datum, Prüfergebnis und ggf. mehr)

Es wird noch viel mit Papier gearbeitet und es werden Formulare mit Durchschlägen gedruckt und zu Blocks geheftet. Darauf befinden sich oft keine Lenkungsmerkmale und die Formulare müssen eben ohne Lenkungsmerkmale aufgebraucht werden. Man könnte darüber nachdenken, beim nächsten Formulardruck sehr klein Informationen mit zu drucken z.B. Druckdatum und Auflagenhöhe. Das hilft bei Nachbestellungen.

Eine Liste über Vorlagen müsste nicht geführt werden. Es reicht aus, wenn die aktuellen Vorlagen in einem Ordner „aktuelle Vorlagen“ (oder ähnlich genannt) gespeichert sind.

Ich habe Ihnen jetzt leider keine eindeutige Antwort gegeben. Die Welt ist oft grau und nicht schwarz-weiß. Ich hoffe, dass Sie mit meiner Antwort trotzdem zufrieden sind und nicht weiter im Dilemma stecken. Bitte melden Sie sich ansonsten noch einmal. Es kommt halt darauf an. Ich würde immer mit dem Auditor diskutieren, ob ein Lenkungsmerkmal im Einzelfall qualitätsrelevant ist und ob es nützlich und mit vertretbarem Aufwand möglich ist, bis in den hintersten Winkel Lenkungsmerkmale zu verwenden. Über die von der Norm geforderte Lenkung der in der Norm definierten dokumentierten Informationen ist eine Diskussion zu vermeiden. Die Norm muss für ein Zertifikat erfüllt werden.

Was können Sie konkret tun?

Schauen Sie bei den strittigen Formularen im Handbuch im Kapitel 11 in die Liste der dokumentierten Informationen. Diese müssen Sie alle haben und lenken. Ich habe hier die Liste noch einmal eingefügt.

• Leitlinien
• Ziele
• Prozesse mit ihrer Festlegung sowie ihrer Wirksamkeit und Ergebnisse
• Kundenforderungen
• Ergebnisse und Änderungen von Projektierungen und ggf. Entwicklungen
• Merkmale der Produkte und Dienstleistungen
• Festlegung der durchzuführenden Tätigkeiten und Ergebnisse
• Überwachung von Änderungen
• Prüfnachweise und Abnahmen (Nachweise der Konformität mit den Annahmekriterien)
• Rückverfolgbarkeit auf Personen, die für Freigabe von Produkten und Dienstleistungen zuständig sind
• Nichtkonforme Prozessergebnisse, Produkte und Dienstleistungen sowie Sonderfreigaben
• Prüfmittelüberwachung
• Lieferantenbewertungen
• Kompetenznachweise von Mitarbeitern
• Korrekturmaßnahmen
• Umsetzung der Auditplanung und Ergebnisse von Audits
• Managementbewertung
• Anwendungsbereich des QM-Systems