Speicherfristen für Dokumente sollen unter Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorgaben sinnvoll definiert sein.
- Abmahnungen ungültige / unwirksame: Speicherfrist 0, sofort löschen
- Abmahnungen gültige / wirksame: Die Speicherung der Abmahnung ist so lange zulässig, wie die betreffenden Vorgänge für die weitere berufliche Beurteilung und Entwicklung des Beschäftigten von Bedeutung bleiben ( z.B. bei Versetzungen, Beförderungen, bei Zeugniserteilung oder auch bei Kündigungen). Das kann ggf. auch für die Dauer des gesamten Arbeitsverhältnisses zutreffen. Allerdings wird man sagen können, dass bei leichteren Verstößen eine Abmahnung in der Regel nach 2-3 Jahren entfernt werden muss, wenn dem Mitarbeiter bis dahin nichts vorzuwerfen ist.
- Geschäftsbriefe (auch E-Mail): 6 Jahre gemäß HGB